Primeur voor Tholen: digitaal gemeentearchief naar Zeeuws e-depot

Een primeur voor Tholen: deze maand heeft de gemeente de digitale archieven (1989-2017) overgedragen aan het e-depot van het Zeeuws Archief. Het centraliseren van digitale bestanden zorgt ervoor dat onderzoekers – en straks ook burgers – makkelijker toegang krijgen tot archiefbestanden, zoals oude bouwtekeningen en gegevens van de burgerlijke stand.

Tholen is de eerste lokale overheid in Zeeland die haar digitale archief officieel heeft overgedragen aan het Zeeuws e-depot. Er zijn inmiddels ook afspraken met andere Zeeuwse gemeenten, de provincie en waterschap Scheldestromen.

Voordelen

De overdracht was voor Tholen ook een noodzaak, omdat het bestaande archiefsysteem Corsa volgens wethouder Peter Hoek niet langer door de softwareleverancier wordt onderhouden. Het e-depot biedt de mogelijkheid om de digitale informatie wél op een veilige en duurzame manier te bewaren. “Het systeem kan verouderde bestandsformaten omzetten naar nieuwe formaten, zodat het archief toegankelijk blijft. Zo blijven bijvoorbeeld oude WordPerfect-tekstbestanden nog steeds leesbaar.”

Scans

Tholen gebruikte Corsa sinds de jaren ’90 om post en informatie over lopende zaken te registreren. Het Corsa-archief bevat zowel gescande documenten als digitale bestanden, zoals pdf’s en e-mails. Het archief bevat verschillende soorten documenten, waaronder vergunningen, subsidieverleningen, bouwvergunningen en technische tekeningen.

Niet álles bewaard

Wethouder Hoek ziet de overdracht van de digitale archieven als een belangrijke stap in de digitale ontsluiting van informatie. Het e-depot is nu alleen toegankelijk voor ambtenaren, maar vanaf 2038 kunnen ook andere mensen het raadplegen. Niet alles wordt bewaard, zegt Hoek: “Om te bepalen welke informatie we bewaren en welke niet, kijken we naar de gemeentelijke selectielijst van de VNG. Hierin staat hoe lang wij bepaalde informatie moeten bewaren.”

Bewaartermijn

Vóór de overdracht werden documenten die vernietigd moesten worden, volgens de bewaartermijnen verwijderd. “Ook documenten die nog niet aan een dossier waren toegevoegd, zijn nu in het juiste dossier geplaatst,” zegt Hoek. Dossiers die later vernietigd moeten worden, worden in het e-depot bewaard totdat de bewaartermijn verstreken is.

Sociale media

Gemeentelijke publicaties op sociale media worden ook gearchiveerd. “Sociale media-uitingen zijn gemeentelijke publicaties en moeten bewaard blijven,” benadrukt Hoek. “De website van de gemeente wordt bijvoorbeeld automatisch gearchiveerd, zodat deze voor toekomstige generaties toegankelijk blijft. Officiële bekendmakingen worden via overheid.nl gepubliceerd.” De gemeente Tholen heeft ook een officieel account op Twitter, Facebook en Instagram, waar informatie wordt gedeeld. Er wordt gewerkt aan een technische oplossing om berichten op deze platforms voor de toekomst te bewaren.